La práctica de realizar copias de seguridad es clave para proteger nuestra información, sobre todo aquellos archivos que tienen algún valor. Sin embargo, muchas veces cometemos errores que hace que perdamos el acceso a los mismos sin la posibilidad de dar marcha atrás. Por eso, en esta oportunidad y aprovechando que se acerca el Día Mundial del Backup el próximo 31 de marzo, repasamos cuáles son los errores más comunes relacionados a la práctica de realizar copias de seguridad nuestra información que debemos evitar, para que al momento de necesitar recuperar nuestros archivos los mismos estén disponibles y se mantengan seguros.
Existen muchas consideraciones que deben ser tenidas en cuenta a la hora de realizar un backup, como la elección de la información que queremos respaldar, el medio en el cual vamos a almacenar nuestros archivos o la frecuencia con la que realizaremos nuestras copias de seguridad. Sin embargo, según datos de una encuesta reciente realizada por ESET Latinoamérica en la que participaron más de 1000 usuarios de distintos países de la región, el 63% de los encuestados aseguró que nunca se informó sobre las buenas prácticas a la hora de realizar copias de seguridad de su información.
Si bien el 45% respondió que realiza copias de seguridad de forma ocasional y un 26% aseguró que lo hace de manera frecuente, el 55% afirmó haber perdido información alguna vez por no contar con un respaldo de la información mientras que el 42% dijo haber recuperado información importante gracias a contar con una copia. En este escenario tan dispar, analizamos cuáles son algunos de los errores más comunes para intentar evitarlos.
1-Almacenar las copias de seguridad en el mismo disco
Lamentablemente, el 29% de los usuarios dijo almacenar las copias de seguridad en una carpeta dentro del mismo equipo en el que están los archivos originales. Esto supone un gran riesgo para la información que se quiere respaldar, ya que, si los archivos no están alojados en un medio externo, en caso de robo, extravío o que el equipo deje de funcionar, las copias de seguridad se perderán junto a los originales y de nada habrá servido el esfuerzo.
2-Hacer backup de toda la información del disco
El fin de realizar backup es el de guardar una copia de aquellos archivos personales que contienen información única, como fotos, videos, trabajos académicos, o en su defecto archivos que son muy difíciles de conseguir en Internet, como un documento con información de interés que descargamos hace tiempo y no sabemos cómo ni dónde buscarlo nuevamente en caso de necesitarlo.
En este sentido, guardar una copia del instalador de un programa que podemos descargar de Internet en cualquier momento no tiene mucho sentido. Esto solo hará que ocupemos el espacio de almacenamiento con archivos poco relevantes y que se haga más difícil el proceso de clasificación de la información respaldada. Tampoco se debe confundir la sincronización automática de nuestros dispositivos con un sistema de almacenamiento en la nube con una correcta estrategia de backup.
Según la opinión de los usuarios, el 76% realiza backup solo de información de valor. ¿Qué consideran información de valor? El 80% guarda copias de archivos de fotos, videos u otro contenido multimedia, así como documentos de trabajo o de la universidad, mientras que un 42% hace copias de seguridad de las contraseñas que utiliza.
3 - No revisar la integridad de las copias de seguridad apenas se hicieron
Solo el 58% de los usuarios afirma verificar el estado de los archivos respaldados luego de realizar backup en el medio de almacenamiento elegido. Este es un error común y es muy fácil de evitar. Solo se necesita que una vez realizadas las copias te asegures que se copiaron correctamente y están accesibles. Puede suceder que durante el proceso de respaldo el nuevo archivo se corrompa debido a un error en el momento en que se guarda el archivo.
4-No hacer backup de manera periódica
Otro error común es no hacer backup de la información de forma frecuente, especialmente si trabajamos con archivos o proyectos que están en proceso y que reciben cambios de forma regular. Según los datos que dejó la encuesta, el mayor porcentaje de los usuarios realiza copias de seguridad de forma manual, y de esa porción de usuarios, el 51% dice realizar backup de forma ocasional y solo el 18% afirma realizar copias de seguridad de manera frecuente.
5-Hacer backup de información que no ha sido modificada
Otro error frecuente, que muchas veces está relacionado con realizar backup de forma desordenada o sin una debida planificación, es realizar copias de seguridad de archivos que no han sido modificados. Con esto nos referimos a archivos que ya fueron respaldados y que por desorden o error de clasificación se vuelven a respaldar, ocupando espacio que podría aprovecharse para almacenar archivos que no cuentan con una copia. Algunos programas para realizar backup en la nube reconocen archivos duplicados, lo que ayuda a prevenir este error.
6- No cuidar los dispositivos en los que almacenamos nuestras copias de seguridad
Existen distintas alternativas a la hora de elegir el medio en el cual guardar nuestras copias. Por ejemplo, podemos utilizar un disco duro externo o una memoria USB para el almacenamiento, pero es importante tener en cuenta que los dispositivos físicos pueden romperse o extraviarse. De hecho, los discos duros son sensibles a los golpes, por lo que una caída puede ser suficiente para perder toda la información almacenada, mientras que las memorias USB pueden extraviarse fácilmente.
En cuanto a los fallos físicos, si bien el 46% de los encuestados es consciente de que los errores de hardware es una de las principales causas de la perdida de la información respaldada, el 31% de los encuestados dijo desconocer que los dispositivos de almacenamiento físico tienen una vida útil.
7-No tener clasificada la información que guardamos en cada dispositivo
Un error común y que está emparentado con el punto número dos (hacer backup de toda la información del disco) es no clasificar la información. Un buen respaldo incluye la debida clasificación en cada dispositivo según su nivel de importancia. Esto no solo nos ayudará a evitar tener que buscar en múltiples dispositivos un archivo que necesitamos de manera urgente, sino que hará también más sencilla la tarea de realizar copias de seguridad —sobre todo si usamos una solución para realizar automáticamente backup—, evitaremos la duplicidad de archivos y facilitará el proceso de restauración de la información en caso de que sea necesario.
8- Uso de contraseña débil en servicios en la nube que contienen nuestras copias
Según datos de la encuesta, más del 60% de los usuarios opta por un servicio en la nube para hacer backup de su información. Mientras tanto, estudios del último año demuestran que muchos usuarios siguen eligiendo contraseñas débiles como 123456 para acceder a una cuenta o servicio online. Por lo tanto, es muy probable que muchos de esos usuarios utilicen contraseñas débiles para acceder a los servicios en la nube donde almacena las copias de respaldo.
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Hemos hablado muchas veces de las contraseñas débiles y cómo los atacantes se pueden aprovechar de este tipo de credenciales de acceso para intentar acceder a la cuenta de un usuario, por ejemplo, mediante ataques de fuerza bruta o password spraying. Lamentablemente, además de que muchos usuarios siguen optando por contraseñas débiles para acceder a sus cuentas, lo peor de todo es que muchas veces hasta utilizan la misma contraseña para otros servicios. Esto los deja expuestos a posibles riesgos, sobre todo cuando algún servicio online sufre una brecha de seguridad y se filtra información de los usuarios, como nombres de usuario y/o contraseñas.
9 - No configurar bien las opciones de privacidad y seguridad del servicio en la nube
Google Drive, OneDrive o iCloud son algunos de los servicios más populares que utilizan los usuarios para hacer copias de seguridad. Pero los servicios en la nube indebidamente configurados pueden dejar expuesta nuestra información si no se toma las medidas necesarias.
Además de utilizar una contraseña fuerte y no reutilizarla para otro servicio, se recomienda realizar acciones como implementar el doble factor de autenticación y configurar correctamente los permisos que establece, sobre todo comparte alguno de estos archivos. Por otra parte, tenga en cuenta que la seguridad de muchos de estos servicios, como es el caso de Google Drive o OneDrive, recaen en la seguridad de las cuentas de Gmail o Outlook. Asimismo, tener presente que el acceso a una misma cuenta puede estar disponible desde más de un dispositivo, como una o más computadoras, así como a través de la aplicación en teléfonos móviles, por lo que las medidas de seguridad y privacidad también deben contemplar los distintos dispositivos.
10-No hacer backup
Si bien parece obvio, el último error es no hacer backup. No tomar conciencia de los riesgos de que la información se pierda si solo está almacenada en un solo lugar o de lo importante que puede llegar a ser contar con una copia de seguridad de nuestras fotos, videos familiares o cualquier otro documento de valor.
A continuación, compartimos una infografía con los datos más relevantes que dejó la encuesta que realizamos para saber cómo realizan copias de seguridad los usuarios y cuáles son los medios de almacenamiento que más utilizan .
