Tony Anscombe 20 Mar 2020 - 05:00PM

Alors qu'une part plus importante que jamais de la population mondiale ramène son matériel chez elle pour commencer à travailler à distance, le défi consiste pour les chefs d'équipe à s'assurer que les membres de leur équipe restent productifs, motivés et engagés, et à éviter les problèmes d'isolement.

L'année dernière, Buffer, une entreprise spécialisée dans le contenu des médias sociaux, a mené une enquête auprès de 2 500 travailleurs à distance sur les avantages et les défis liés au télétravail. Le défi numéro un, à 22 %, était la possibilité de se débrancher après le travail. Tout en appréciant cette statistique, je soupçonne que de nombreux employés de bureau qui emportent régulièrement des ordinateurs portables à la maison souffrent également de ce problème. La solitude est le deuxième problème sur la liste, avec 19 %, suivie de près par la collaboration et/ou la communication avec 17 %.

Étant moi-même travailleur à distance, j'apprécie les défis que cela représente et je partage maintenant mon bureau à domicile avec ma femme. Elle n'a travaillé à distance qu'occasionnellement et est certainement victime de son incapacité à se débrancher, même dans des circonstances normales. Travailler sur deux campus différents - parfois en étant sur les deux dans la même journée - signifie qu'elle est entièrement équipée en tant que travailleur mobile et que son ordinateur portable rentre à la maison chaque soir, où commence généralement le deuxième tour de son travail. Mais dans la situation actuelle, les écrans et les claviers sont également rentrés à la maison!

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Je partage maintenant mon bureau à distance; à part le clavier très bruyant que l'on utilise derrière moi pour envoyer des courriels, c'est une expérience très intéressante. J'entends les défis des autres membres de l'équipe de ma femme, dont l'un a du mal à s'occuper des enfants, un autre n'a pas de connectivité et beaucoup d'autres ont le genre de problèmes auxquels on pourrait s'attendre.

Je peux quand même sentir dans l’air l’esprit d’équipe qui nous habite. Un bon exemple : l'un des enfants de sa collègue célèbre son anniversaire demain. Puisque nous sommes dans une zone de confinement où seuls les déplacements essentiels sont autorisés, la fête a été annulée. Grâce à une bonne initiative et à la technologie, un chant virtuel de bonne fête est programmé sur le système de vidéoconférence de l'organisation et tous les enfants qui auraient pu y assister sont invités. Ce sont de tels actes qui maintiendront la motivation et le moral des employés à un niveau élevé, et un bon moral devrait conduire à une plus grande productivité.

La solitude normale que je vis pourrait être difficile, et ceux d'entre vous qui me connaissent attesteront que je disparais parfois à la bibliothèque ou au café du coin pour travailler, juste pour profiter de la présence d'autres personnes au même endroit. L'expérience m'a donné des stratégies pour faire face à ces défis. Malheureusement, dans ce scénario, bien que la bibliothèque et le café soient fermés. L'autre élément qui représente un défi, et qui est aggravé dans ma situation par le décalage horaire : quand on réalise quelque chose de grand, il n'y a pas de collègue vers qui se tourner pour partager le moment. Ceux d'entre vous qui me connaissent vont lire ceci et rire car j'appelle parfois les gens sans autre raison que de partager quelque chose qui est important pour moi, sachant déjà qu'ils ne sont pas vraiment intéressés.

La création d'un environnement adéquat pour ceux qui travaillent à distance pour la première fois est extrêmement importante pour le bien-être des employés et la productivité de l'entreprise. Je suggère d'avoir une stratégie et je vous recommande de l'envisager :

  • Attendez-vous à ce que les gens soient prêts à travailler ; prendre une douche et s'habiller aide les gens à comprendre qu'ils vont commencer à travailler.
  • Dans la mesure du possible, encouragez les gens à créer un espace de bureau dédié; essayez de vous asseoir à une table ou à un bureau dans une chaise ordinaire. Cela crée également un environnement dans lequel les autres membres de la maison respecteront le fait que vous travaillez. Se prélasser sur le canapé, c'est pour Netflix.
  • L'horaire normal de la journée de travail doit être maintenu dans la mesure du possible; si le travail commence normalement entre 8 et 10 heures du matin et que le déjeuner se situe entre 12 et 14 heures, essayez de maintenir cet horaire. Les routines sont bonnes.
  • Ma propre expérience, dans des circonstances normales, est que je prends 30 minutes de sortie à l'heure du déjeuner, où « sortie » signifie « hors de la maison ». Je vais au magasin, je prends un café ou je me promène dans le quartier plusieurs fois. Selon les règles de verrouillage actuelles, il s'agit désormais d'une promenade de 30 minutes jusqu'à la plage, en gardant une distance sociale comme le veut la loi. Croyez-moi, cela améliorera la productivité l'après-midi. (NDLT : Nous vous invitons bien sûr à adapter ce conseil aux règles en vigueur dans votre pays et votre situation géographique.)
  • Convenez d'une plate-forme de communication unique en dehors du système de courrier électronique normal ... une plate-forme moins formelle et offrant un style de communication plus décontracté ... par exemple, Slack, Zoom, Skype ou l'une des nombreuses autres plates-formes de communication ou de chat disponibles.
  • Commencez la journée par un enregistrement de l'équipe et prenez 15 minutes pour communiquer l'agenda du jour à l'équipe afin de vous assurer qu'elle dispose des informations et des ressources nécessaires pour atteindre les résultats attendus. Cela présente également l'avantage de donner à chacun un calendrier de début de journée.
  • Veillez à ce que la communication se fasse sur la plate-forme convenue, surveillez les collègues qui ne participent pas et tendez la main à ces derniers.
  • Ne faites pas de microgestion, concentrez-vous sur le résultat final dans son ensemble et évitez de faire du baby-sitting ou d'être autoritaire. L'adaptation au nouveau mode de travail peut nuire à la productivité, mais avec une direction et des conseils appropriés, il est fort probable que la productivité augmentera grâce à la diminution des distractions.
  • Si certains de vos employés sont des travailleurs à distance expérimentés, utilisez leurs connaissances comme mentors pour ceux qui trouvent l'environnement difficile.
  • Créez des déjeuners d'équipe virtuels facultatifs afin que les discussions d'interaction sociale qui ont lieu au bureau puissent se poursuivre normalement.
  • Lorsque l'objectif de la journée est atteint, sonnez la cloche, encouragez les gens à laisser leurs outils et à passer du temps avec leur famille ou leurs amis et à faire un peu d'exercice (plusieurs types d’exercices sont autorisés, voire recommandés, en isolation).

En tant que travailleur à distance expérimenté, la recommandation la plus importante que je peux vous donner est de maintenir une routine et de communiquer continuellement (peut-être même trop) avec vos collègues. La tâche en tête de ma propre liste est d'acquérir un clavier moins bruyant pour mon épouse!