As coisas nem sempre correm tranquilamente no local de trabalho, e chefes e trabalhadores nem sempre têm a mesma opinião sobre muitas coisas. Mas pode haver uma outra "ameaça": o monitoramento remoto de funcionários. Em alguns casos, o software de vigilância de funcionários, também chamado de "bossware" e "tattleware", ameaça criar uma divisão entre empregadores e funcionários.

Feito corretamente, o bossware pode ajudar a proteger uma organização contra roubo e riscos legais, e até mesmo impulsionar melhorias importantes na produtividade. Mas também é um campo minado em termos de privacidade que pode acabar desmotivando seus funcionários e expondo sua organização a processos judiciais.

No entanto, em uma nova era de trabalho de qualquer lugar, é cada vez mais tentador para os gerentes monitorarem sua força de trabalho distribuída. Dado o que está em jogo, o planejamento cuidadoso deve ser a palavra-chave para qualquer organização que esteja considerando o monitoramento de funcionários.

O que é bossware?

Bossware é um termo genérico para uma variedade de ferramentas de rastreamento de funcionários. Embora a funcionalidade desse tipo de software possa variar, em geral, ele acompanhará quais programas um trabalhador está usando durante o dia e por quanto tempo. Uma vigilância mais invasiva pode gravar a tela do trabalhador e registrar suas teclas digitadas. Idealmente, o bossware seria instalado no computador ou dispositivo do funcionário com seu conhecimento e consentimento explícitos, embora nem sempre seja o caso.

O monitoramento de funcionários é mais popular do que se imagina, impulsionado pelo aumento do trabalho remoto decorrente da pandemia. Um estudo constatou que 60% das empresas com trabalhadores remotos agora usam alguma forma de bossware, e 88% delas demitiram funcionários após implantar o software. Isso pode ocorrer porque mais da metade (53%) dos trabalhadores cuja atividade foi monitorada foi constatada que eles passavam três ou mais horas por dia em atividades não relacionadas ao trabalho.

O monitoramento pode abranger:

  • E-mails (conteúdo e remetentes/destinatários);
  • Histórico do navegador;
  • Uso de aplicativos;
  • Tela do computador e teclas digitadas;
  • Webcams;
  • Uso do telefone e conteúdo das chamadas;
  • Imagens de circuito fechado de TV (CCTV) (no escritório);
  • Rastreamento de GPS de veículos;
  • Rastreamento de localização por meio de crachás de acesso;
  • Monitoramento de atividade física, sinais vitais e estados de humor.

Prós e contras

Defensores do bossware afirmam que o uso criterioso do software de monitoramento pode ajudar sua organização de várias maneiras, incluindo:

  • Rastreamento dos níveis de estresse entre os funcionários;
  • Contribuição para aumentar a produtividade - mostrando quais trabalhadores estão com falta de foco e quais estão gastando muito tempo em tarefas manuais e repetitivas que poderiam ser otimizadas;
  • Criação de um ambiente de trabalho mais justo, garantindo que todos façam sua parte;
  • Redução do risco de vazamento de dados intencionais/acidentais e de práticas de segurança inadequadas.

Por outro lado, existem possíveis desvantagens, tais como:

  • Os funcionários podem encontrar maneiras de contornar o sistema, anulando assim qualquer benefício potencial;
  • O monitoramento limitado baseado em computadores/dispositivos pode falhar em registrar o tempo gasto em atividades não digitais, como pensamento, resolução de problemas, entre outras - o que pode dar aos gerentes uma visão nem tão claro da produtividade do trabalhador;
  • Isso pode aumentar os níveis de estresse e desmotivar a equipe, afetando a moral;
  • Implicações de privacidade e legais para o empregador.

Implicações legais e de privacidade

As leis modernas de privacidade e proteção de dados adicionam um nível adicional de risco para as organizações que desejam implantar o bossware. É importante que qualquer programa seja implementado em conformidade com as leis e regulamentos locais.

  • A GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados) da União Europeia permite o monitoramento no local de trabalho, mas dentro de um conjunto específico de diretrizes. As organizações devem criar políticas claras informando seus funcionários sobre qualquer esquema de monitoramento de funcionários e fazer esforços para tornar as implantações o menos intrusivas possível. O monitoramento oculto e exaustivo de coisas como uso da internet e conteúdo das comunicações não é permitido. As organizações que desejam monitorar comunicações privadas, como e-mails, também devem estabelecer uma base legal clara para fazê-lo. Existem regras estritas para proteger os dados dos funcionários, garantindo que sejam usados apenas para os fins para os quais foram coletados e que apenas informações relevantes sejam coletadas, pelo tempo mínimo necessário.
  • Nos Estados Unidos, a lei federal de privacidade, Electronic Communications Privacy Act (ECPA), permite o monitoramento de comunicações eletrônicas, como e-mails, desde que seja para fins legítimos de negócios e realizado em um dispositivo/computador fornecido pelo trabalho. Também permite o monitoramento de redes sociais e atividades na internet, e até mesmo o registro de teclas digitadas e a gravação de tela. No entanto, embora as leis federais não exijam notificação prévia de tais atividades, algumas leis estaduais podem exigir que os empregadores obtenham consentimento antes de implementar o monitoramento de funcionários. As organizações também são responsáveis pela segurança de quaisquer dados coletados, e todas devem ter uma política claramente definida sobre o monitoramento de funcionários.

Implementando práticas justas de monitoramento de funcionários

Deve ficar claro a partir das informações que destacamos acima que o monitoramento de funcionários não é uma iniciativa no local de trabalho para ser levada de forma leviana. Não existem duas organizações ou estruturas legais iguais, mas algumas melhores práticas de alto nível podem incluir:

  • Considerar e estabelecer a base legal para implementar o esquema;
  • Garantir que o monitoramento seja necessário e proporcional e não invada excessivamente a vida dos funcionários;
  • Considerar a extensão do monitoramento. Isso incluirá e-mails, uso de aplicativos e internet e chamadas? Para evitar problemas legais, pode ser útil lembrar os funcionários de usar apenas seus dispositivos pessoais para assuntos pessoais e apenas dispositivos de trabalho para assuntos corporativos;
  • Ser o mais transparente possível com os funcionários sobre o que você está planejando fazer e por quê - documentado integralmente em uma política clara e padronizada;
  • Garantir que quaisquer dados coletados sejam protegidos contra perda, danos ou roubo e que sejam visíveis apenas para usuários autorizados;
  • Seguir práticas de minimização de dados, excluindo quaisquer dados coletados assim que não forem mais necessários;
  • Considerar alternativas ao monitoramento de funcionários, como sessões de treinamento e/ou avaliações de desempenho regulares;
  • Avaliar se o monitoramento é necessário em toda a organização ou se pode ser restrito a uma parte menor do negócio.

As melhores políticas buscarão um equilíbrio difícil, mas necessário, entre as demandas comerciais da organização e os direitos de privacidade de seus funcionários. Transparência e diálogo são essenciais para manter os funcionários engajados em uma nova era de trabalho híbrido.