O Zoom está atraindo muita atenção dos meios de comunicação devido ao uso massivo dos serviços de videoconferência durante o isolamento quase global provocado pela Covid-19. A empresa está se adaptando à enorme demanda e ao sucesso global da noite para o dia, algo com o que a maioria das empresas apenas pode sonhar. Muitas empresas, como a Zoom, oferecem produtos e serviços gratuitos para atrair novos usuários, já que ao romper a barreira imposta pelo pagamento do serviço, podem conseguir obter algo de fidelização por parte do usuário. Portanto, em algum momento, o usuário pode se tornar um cliente que paga pelo serviço, seja pela funcionalidade extra do serviço que usa ou por outros produtos oferecidos pela empresa.

Todos nós usamos serviços gratuitos: ferramentas de pesquisa ou e-mail são ótimos exemplos - no entanto, a realidade é que nada é totalmente gratuito. As empresas precisam monetizar seu uso para fornecer o serviço ou produto de graça. Isso geralmente envolve alguma forma de publicidade ou a coleta de dados através do uso. Uma empresa que fornece serviços gratuitos geralmente possui um modelo de negócios e uma política de privacidade que reflete como eles ganham dinheiro. O sucesso repentino pegou a Zoom de surpresa: a empresa tinha um modelo de negócios e uma política de privacidade para fazer backup de um serviço gratuito, bacana e sem atritos e, de repente, eles se tornaram a ferramenta padrão para milhões de organizações que de um momento para outro descobriram a necessidade de usar um serviço de videoconferências.

Não estou defendendo a Zoom – eles tiveram e continuam tendo vários problemas de privacidade e segurança. Estou apenas destacando a perspectiva de que eles podem precisar de tempo para adaptar seu modelo de negócios e política de privacidade para defender seu sucesso repentino. Isso pode ser visto nas atualizações recentes que a empresa lançou para resolver problemas e nas alterações recentes feitas em sua política de privacidade.

Atualmente, algumas empresas estão refletindo sobre a decisão precipitada de usar o Zoom e estão migrando para outros serviços de videoconferência mais adequados às suas necessidades. De acordo com o portal TechCrunch, a cidade de Nova York proibiu as escolas de usar o Zoom, citando questões de segurança, mas um porta-voz da cidade também não descartou a possibilidade de voltar a usar a ferramenta. A razão pela qual as empresas passaram a usar o Zoom se deve ao fato de a ferramenta ser gratuita e de fácil usabilidade. Isso permitiu que as empresas adotassem o serviço rapidamente, sem a necessidade de capacitação, e, claro, eliminou a possibilidade de aumentar os pedidos de compra.

Nem todas as empresas estão em posição de avaliar outras opções ou podem se comprometer a pagar por um serviço, especialmente no setor de pequenas empresas em que as empresas lutam apenas para sobreviver ou em setores como a educação pública que geralmente não têm o orçamento suficiente. Portanto, se você tomou a decisão de usar o Zoom, destaco minhas orientações do ponto de vista de segurança na hora de configurar essa ferramenta.

Configurando uma reunião no Zoom

Sempre use a geração automática: todas as reuniões terão um ID de reunião diferente. Se um ID da reunião for comprometido, ele será aplicado apenas a uma única reunião, e não a todas as reuniões que você organize.

Isso não significa que uma senha seja exigida para que o usuário possa participar da reunião. O requisito para uma senha deve permanecer marcado. No entanto, para ser eficaz, a opção de incorporar uma senha deve estar desativada - veja abaixo.

Iniciar uma reunião com a câmera desligada pode ajudar a evitar um momento embaraçoso. É melhor que os usuários liguem a câmera durante a reunião, se precisarem ou quiserem.

O administrador deve aceitar cada participante na sala de conferências. Dessa forma, o controle total dos participantes ficará nas mãos do administrador.

Com o mesmo espírito de iniciar a reunião com a câmera desligada, controlar a ativação do microfone dos participantes também pode evitar interrupções desnecessárias.

Há configurações adicionais, que estão disponíveis dentro do cliente web, que precisam ser levadas em consideração e não no aplicativo Zoom. Após fazer login no lado esquerdo, clique na opção "Configurações" que aparece em "Pessoal". Abaixo estão as configurações que eu recomendo alterar da opção padrão.

Desativar isso remove a opção de um só clique e impede que a senha seja incorporada no link da reunião. Isso significa que todo participante precisará digitar a senha para ingressar na reunião. Defina isso em conjunto com as opções de configuração para a criação de uma reunião, assim como destacamos anteriormente.

Isso impede que qualquer participante compartilhe sua tela. O administrador pode passar o controle da reunião para outro participante, tornando-o administrador do encontro para que ele também possa compartilhar sua tela. Esta dica pode não funcionar em todos os ambientes - por exemplo, em reuniões de perfil educativo, como uma aula, pode não ser uma boa ideia passar o controle de administrador para um aluno. Pense bem antes de permitir que todos os participantes possam compartilhar suas telas e se é melhor limitar esta opção apenas ao administrador da reunião.

Considere desativar essa opção, pois permitir que o plano de fundo real seja exibido também pode funcionar como uma verificação de que o participante não esteja inadvertidamente compartilhando conteúdo confidencial em um local público, como uma cafeteria.

Veja a descrição destacada acima em "configurando uma reunião".

Os dispositivos iOS da Apple realizam capturas de tela de aplicativos abertos para exibir imagens no alternador de tarefas. A ativação dessa opção impede que dados confidenciais sejam exibidos na opção de tarefas.

Pensamentos finais

As recomendações acima não substituem a necessidade de o leitor revisar a política de privacidade do Zoom para garantir que ela atenda aos seus requisitos. Essas sugestões também não devem ser consideradas como uma recomendação da minha parte para usar este serviço ou seus aplicativos. Pessoas e empresas devem tomar suas próprias decisões sobre esses assuntos. As configurações sugeridas acima são dicas pessoais baseadas em como o Zoom pode ser configurado para que seja possível realizar uma videoconferência.

Espero ter ajudado! 😊